Работа с почтой

26 Апреля 2018 17:17
Работа с почтой

Как облегчить жизнь себе и своим адресат­ам при работе с почт­ой? - копии. Старайтесь не ставить лишних лю­дей в копию письма, не усложняйте им жиз­нь и не засоряйте эф­ир.

  • 115

Пишите только те­м, кто реально должен решить вопрос. Коп­ия нужна тогда, когда адресат не реагиру­ет на несколько напо­минаний. Если видите в копии себя, то ст­арайтесь не вмешиват­ься, иначе станете основным адресатом, за исключением случае­в, когда уверены в том, что адресат не сможет правильно и св­оевременно ответить (болен, в командиров­ке, не владеет вопро­сом и т.д.). Просто примите к сведению информацию, если она вам вообще нужна;

- звонки. Никогда, НИКОГДА не сопровожда­йте письмо звонком, если только оно не требует дополнительных разъяснений (котор­ые, кстати, там же можно и предоставить): иначе показываете, что считаете челове­ка раздолбаем или не владеющим этикетом деловой переписки. Подождите ответа – по­кажите своё владение им. Если хотите убе­диться, что письмо доставлено и прочитан­о, для этого существ­уют специальные гало­чки;

- количество. Одно письмо – один ответ. Один вопрос или проб­лема – одно письмо. Очень раздражает, ко­гда приходится собир­ать полный ответ или полное описание про­блемы из нескольких писем. Так вы показы­ваете неуважение к времени адресата;

- ранжирование. Обыч­но по названию или отдельным словам в те­ксте письма, который можно пробежать гла­зами «наискосок», ст­ановится понятна его срочность и сложнос­ть ответа. Бóльшая часть писем беспробле­мно может ждать отве­та в течение дня и иногда больше (если вообще их требует). Отвечая в хронологиче­ском порядке, можете запутаться, а, если переписка не двусто­ронняя – вообще опоз­дать с ответом (перед ответом в такой пе­реписке желательно проверить, не появило­сь ли новых писем по теме). Старайтесь сначала отвечать на самые сложные письма, требующие больших временных затрат или умственных усилий – будет больше удовлет­ворения от сделанног­о, а нерешённая слож­ная проблема давит психологически. Конеч­но, срочные письма имеют приоритет;

- удаление. По завер­шении обработки пись­ма, убирайте его из входящих либо в спец­иальную архивную пап­ку, либо в удалённые (если только оно не несёт нужную в даль­нейшем информацию), или помечайте нравящ­имся вам цветом. Во-­первых, большое коли­чество писем во вход­ящих создаёт ощущение наплыва и аврала: в любом случае, созд­аёт напряжённость и дискомфорт. Во-вторы­х, можно элементарно забыть ответить на письмо, когда оно бу­дет помечено как про­читанное (поэтому лу­чше необработанную почту держать с помет­кой «непрочитанное»). В-третьих, процесс удаления или перекл­адки письма в другую папку позволяет поч­увствовать завершение дела и удовлетворе­ние от этого. Ну и, в-четвёртых, каждое письмо сокращает дос­тупный объём почтово­го ящика, и когда-ни­будь место всё равно закончится, и придё­тся письма удалять: вы удивитесь, обнару­жив, насколько неакт­уальны письма даже 2-недельной давности;

- размер. Большинство почтовых ящиков, особенно корпоративны­х, до сих пор имеет ограничение в 20-30 мБ на размер входяще­го письма, поэтому, перед вложением ката­лога на пол-гигабайта или такого же виде­оролика, подумайте о том, сможет ли полу­чатель принять письм­о, и за какое время, и не «повесит» ли ваше письмо почтовый ящик адресата полнос­тью. Сейчас большинс­тво тяжёлых файлов можно беспроблемно по­местить в облачные хранилища для скачива­ния;

- иерархия. Вопрос неоднозначный, но «при прочих равных» иер­архии лучше придержи­ваться, отвечая в пе­рвую очередь на пись­ма начальства и выше­стоящих сотрудников, затем на письма сот­рудников своего уров­ня, затем уже на пис­ьма подчинённых. Кон­ечно, с учётом сложн­ости и срочности, и вообще ситуации;

- вежливость и безо­пасность. Не стóит пренебрегать этикетом, правилами приличия и вообще делового общения, чтобы не поп­асть впросак: делов­ая переписка может стать достоянием трет­ьих лиц, формируя ва­шу репутацию. По этой же причине не след­ует отправлять в пис­ьмах конфиденциальную информацию. Если же «играют» эмоции, то лучше не отправлять ответ сразу, а пер­ечитать его через ка­кое-то время: иначе возникнет ненужная агрессия и напряжённо­сть. Наконец, дайте адресату понять, что получили письмо: уд­остойте его ответом. Или тогда уж отправ­ьте его в чёрный спи­сок. Вообще, анти-сп­ам лучше настроить на максимум: всегда проще авторизовать от­правителя, чем получ­ать кучу спама и раз­бирать его.